Методические рекомендации по проведению проектных сессий

I. Основные циклы реализации проекта

1. Зарождение и формулировка проекта:

q Метод мозгового штурма;

q Распределение ролей исполнителей проекта;

q Определение формата мероприятий проекта;

q  Определение целей и задач проекта;

q Оценка ресурсов, поиск партнеров проекта;

q Составление календарного плана реализации проекта;

2. Планирование проекта;

3. Реализация проекта;

4. Завершение и оценка результатов проекта.

II. Основные шаги планирования

1. формулировка цели (то, ради чего проект создается);

2. анализ возможностей (SWOT-анализ): strong, weak opportunities trades

3. выбор основной стратегии реализации проекта (исходя из результатов SWOT-анализа);

4. детализация проекта по шагам (временные, отдельные виды деятельности, этапы и т.д.);

5. определение количественных критериев для каждого шага реализации проекта;

6. определение временных затрат на реализацию каждого шага проекта;

7. определение последовательности шагов в реализации проекта (могут быть параллельными);

8. определение издержек в реализации проекта (то, на что придется потратиться) – бюджета;

9. определение исполнителей проекта (распределение сфер реализации проекта между участниками организации – пропись должностных инструкций);

10. дополнительная подготовка участников проекта к его реализации (то, чему надо научиться);

11. выработка процедур и политик (формы встреч, взаимоотношения).

!!! Если проект не принес ощутимых результатов, значит необходимо пересмотреть формулировку цели и содержания мероприятий.

Если же проект завершился успешно, то необходимо рассмотреть его дальнейшее развитие.

Необходимо помнить об информационном сопровождении (PR-технологиях) в процессе реализации проекта.

III. Форма ЗАЯВКИ проекта

1. Титульный лист (название проекта, имя и координаты организации, руководитель проекта, координатор, бухгалтер, запрашиваемая сумма, сумма проекта);

2.* Краткая аннотация проекта (краткое изложение проекта на одной странице, кто, почему, кому нужен, каким образом, продолжительность реализации, сумма);

3.* Описание организации (история, миссия, цели и задачи, успехи);

4.* Обоснование необходимости проекта (описание проблемы, на решение которой направлен проект: актуальность, причины возникновения данной проблемы, ее развитие, статистика, высказывания политиков (федеральных, региональных), как совпадает тематика проекта с его названием);

5.* Цели (общие утверждения, которые не оцениваются количественно) и задачи проекта (как изменится проблема с использованием указанных задач);

6.* Описание проекта (стратегия и механизм достижения целей, цели и задачи, ресурсы, исполнители, объект проекта, хроника решения установленной  проблемы (существующие проекты подобной тематики);

7. Рабочий план реализации проекта (дата, мероприятие/действие, ответственное лицо, место проведения);

8.* Конкретные ожидаемые результаты реализации проекта (цифры, прилагательные, качественные результаты: усиление…);

9.* Механизм оценки результатов реализации проекта (как будет оцениваться эффективность проекта, следствия проведенных действий: списки, результаты анкетирования, рефлексия, количественные показатели, отзывы о реализации проекта авторитетных в этой области лиц);

10. Дальнейшее развитие проекта (следствия реализации проекта);

11. Дальнейшее финансирование проекта (без участия грантодателя, потенциальные партнеры проекта);

12. Эффект реализации проекта (в долгосрочной перспективе – 2-5 лет);

13. * Бюджет проект (с комментариями).

Примечания:

* - пункты, обязательные для любых типов заявки!

§ Каждой указанной проблеме должна соответствовать хотя бы 1 задача.

§ Каждой поставленной задаче должен соответствовать свой результата.

§ Результаты должны оцениваться как с помощью экспертов, так и коллектива исполнителей.

§ В процессе реализации проекта должен осуществляться его постоянный мониторинг.

К заявке, как правило, прилагаются:

1. перечень нормативных документов организации-заявителя (Устав, учредительные документы);

2.заверенный в налоговой инспекции бухгалтерский баланс организации за истекший год;

3. сопроводительное письмо руководителя организации-заявителя;

4. биографии основных исполнителей проекта: руководителя, координатора, бухгалтера;

5. письма поддержки различных организаций;

Ф.И.О. и координаты рекомендующих сторон к реализации организацией-заявителем проекта.

IV. Бюджет

– сумма расходов на все действия в процессе реализации проекта.

Разделы бюджета:

1. выплаты сотрудникам/привлекаемым специалистам;

2. отчисления с фонда оплаты труда сотрудникам 35,8%, специалистам 31,6%;

3. расходы на оргтехнику, оборудование;

4. транспортные и командировочные расходы;

5. расходы на питание и проживание;

6. расходные материалы;

7. канцелярские товары, почтовые расходы и т.д.

В смету расходов также стоит вносить и все волонтерские работы, аренду помещения, амортизацию оборудования (12% от стоимости оборудования в год).

!!! Обязательно наличие гарантийного письма от партнера проекта, выражающего готовность выделить средства на его реализацию.

Комментарии:

Например, какой специалист, для чего привлекался, количество отработанных им часов, его функции, исходя из размера заработной платы специалиста, например, по связям с общественностью в регионе, определяется сумма оплаты его труда и отражается в бюджете.